Administración segura de la gestión académica.
¿Cómo sé quién realiza qué operaciones? ¿Cómo controlo y protejo los procesos determinantes en la gestión académica? ¿Cuáles son mis permisos?
Administra con seguridad la información de tu colegio
El Rector o rectora es el usuario privilegiado para la administración de la plataforma ¡Tiene todos los permisos! puede hacer todos los procesos si así lo requiere y ceder los permisos a quien el considere.
Una de las responsabilidades más importantes que tienen los directivos de las instituciones educativas, es la administración eficiente y segura de la información que reposa en las plataformas de gestión académica que implementa la institución, dado que estas se han convertido en el repositorio virtual de toda la información de los estudiantes (matrícula, calificaciones, asistencias, etc.) y por lo tanto requieren de una óptima seguridad..
En la plataforma SINAI existe un proceso previamente definido, el cual permite a los rectores, administrar la plataforma de manera segura y confiable, pero al mismo tiempo también tener la posibilidad de entregar permisos aquellas personas que tiene las capacidades y responsabilidades de administrar juntamente con el rector la gestión académica de la institución, tal es el caso de los coordinadores, administrativos y auxiliares.
¿Cómo controlas la seguridad de la información cuando cuentas con varios administradores de la información académica?
En SINAI el rector tiene muchas funcionalidades importantes, pero en esta oportunidad hablaremos de solo una en particular. Seguiremos compartiendo más información de interés.
Asignación de permisos
¡Esta funcionalidad te facilitará la vida! esta función permite que puedas definir entre todo tu personal administradores del sistema, quién hace qué operaciones en la plataforma para que haya mayor garantiía en la organización.
¿Cómo sé quién realiza qué operaciones?
La plataforma tiene dentro de sus gestiones un proceso denominado asignación de permisos, esta funcionalidad permite que el rector pueda determinar entre los usuarios administrativos del sistema quienes pueden realizar las diferentes funciones que hay en la plataforma, por ejemplo, hay un permiso denominado eliminar matrícula de estudiantes, es un permiso determinante y debe manejarse de forma prudente, dado que este permiso implica la eliminación de la información de una matrícula y por ende, en consecuencias futuras, si no era conveniente la eliminación de la información se entra en procesos tediosos de recuperación. Este permiso debe manejarse con precaución, por eso el rector debe determinar si da acceso o no a este permiso.
Con la funcionalidad de asignación de permisos en la plataforma SINAI, se puede delimitar las funcionalidades a realizar dentro de la plataforma y evitar contratiempos e inconformidades futuras.
¿Cómo controlo y protejo los procesos determinantes en la gestión académica?
Existen diversos tipos de permisos en la plataforma, pero el permiso de mayor gestión lo tiene asignado el usuario rector, se trata del permiso asignar y quitar permisos. Este permiso lo tiene por defecto asignado el rector, pero este permiso es asignable a quien el rector considere dar la autoridad de que también pueda asignar y en su defecto quitar permisos. Es un permiso de mucha responsabilidad.
El control de los procesos, responde en gran medida del nivel de responsabilidades que le sean asignadas a los usuarios administradores del sistema. La ventaja es que en SINAI se puede evidenciar quien realizó la operación determinada.
8 diferentes tipos de permisos en la plataforma SINAI
La gestión de los permisos es una dinámica bastante sencilla que permite tener realmente el control de las funcionalidades de la plataforma y las tareas que deban realizar el personal administrativo de la institución educativa, así que, si hay mas de una persona brindando el apoyo en la gestión administrativa, realmente esta funcionalidad es de vital importancia para su gestión, dado que brinda la seguridad y el control al usuario rector.
A continuación, se detallan los 8 diferentes tipos de permisos en la plataforma SINAI
1. Permisos del Sistema
2. Institución
3. Personal
4. Matrícula
5. Evaluación
6. Seguimiento
7. Promoción
8. Otros
Conoce todos los permisos con los que administras la plataforma SINAI
1. Permisos del sistema
- • Asignar y quitar permisos
• Crear Usuarios
• Restablecer contraseñas
• Cambiar sistema de evaluación de un usuario
• Agregar sistema de evaluación
• Administrar usuarios de estudiantes
• Modificar Usuarios
• Modificar parametrización de formularios
3. permisos de personal
• Crear plazas
• Modificar plazas
• Cambio de Plazas de Docentes
• Registrar funcionarios
• Modificar funcionarios
• Registrar asignación académica
• Modificar Asignación Académica
• Eliminar Asignación Académica
• Eliminar novedades de funcionarios
• Modificar plazas
• Cambio de Plazas de Docentes
• Registrar funcionarios
• Modificar funcionarios
• Registrar asignación académica
• Modificar Asignación Académica
• Eliminar Asignación Académica
• Eliminar novedades de funcionarios
2. permisos del establecimiento
- • Actualizar datos de la institución
• Cambiar logo del establecimiento
• Crear nuevo calendario
• Modificar calendario
• Predeterminar o Activar calendario
• Modificar periodos
• Modificar escala de desempeño
• Crear nueva sede
• Modificar sedes
• Agregar jornadas
• Crear áreas
• Modificar áreas
• Eliminar áreas
• Crear Asignaturas
• Modificar asignaturas
• Eliminar asignaturas
• Crear Especialidades o Modalidades
• Definir asignaturas de la modalidad
• Crear grupos
• Modificar grupos
• Asignar directores de grupo
• Modificar disponibilidad de cupos
• Agregar o quitar Informes
4. Permisos de Matrícula
• Registrar estudiantes
• Actualizar o modificar datos del estudiante
• Cargar fotografías de estudiantes
• Foliar libro de Matrícula
• Registrar ajustes a la matrícula del estudiante
• Trasladar estudiantes de un grupo a otro
• Registrar reingreso de estudiantes
• Asignación de modalidad a estudiantes
• Eliminar matrícula de estudiantes
• Agregar Requisitos de Matrícula
• Gestionar Matricula de validación
• Eliminar Prematricula
• Actualizar Prematicula
• Gestionar matrícula de Estudiantes NEE
• Gestionar configuraciones de actualización de información de estudiante
• Actualizar o modificar datos del estudiante
• Cargar fotografías de estudiantes
• Foliar libro de Matrícula
• Registrar ajustes a la matrícula del estudiante
• Trasladar estudiantes de un grupo a otro
• Registrar reingreso de estudiantes
• Asignación de modalidad a estudiantes
• Eliminar matrícula de estudiantes
• Agregar Requisitos de Matrícula
• Gestionar Matricula de validación
• Eliminar Prematricula
• Actualizar Prematicula
• Gestionar matrícula de Estudiantes NEE
• Gestionar configuraciones de actualización de información de estudiante
5. Permisos de Evaluación
• Configuración de actividades y componentes predeterminados
• Registrar Criterios de Evaluación
• Modificar Criterios de Evaluación
• Registrar calificaciones
• Modificar calificaciones
• Ingresar calificaciones de estudiantes trasladados
• Modificar calificaciones estudiantes trasladados
• Registrar Evaluación del Comportamiento
• Modificar Evaluación del comportamiento
• Registrar Refuerzos o recuperaciones del Periodo
• Modificar Refuerzos del Periodo
• Copiar Calificaciones
• Ejecutar consolidados y cálculos de puesto
• Registrar Criterios de Evaluación
• Modificar Criterios de Evaluación
• Registrar calificaciones
• Modificar calificaciones
• Ingresar calificaciones de estudiantes trasladados
• Modificar calificaciones estudiantes trasladados
• Registrar Evaluación del Comportamiento
• Modificar Evaluación del comportamiento
• Registrar Refuerzos o recuperaciones del Periodo
• Modificar Refuerzos del Periodo
• Copiar Calificaciones
• Ejecutar consolidados y cálculos de puesto
7. Permisos de Promoción
• Modificar parámetros de los criterios de promoción
• Procesar Promoción
• Promoción anticipada
• Recuperaciones definitivas
• Trasladar matrícula al nuevo calendario
• Asignar y foliar libro de calificaciones
• Cambio de Situación Académica
• Modificar calificaciones definitivas
• Procesar Promoción
• Promoción anticipada
• Recuperaciones definitivas
• Trasladar matrícula al nuevo calendario
• Asignar y foliar libro de calificaciones
• Cambio de Situación Académica
• Modificar calificaciones definitivas
6. Permisos de Seguimiento
• Registrar inasistencias y/o modificar inasistencias
• Eliminar inasistencias
• Registrar anotaciones
• Modificar anotaciones
• Registrar Eventos de Ficha Observador
• Modificar eventos de ficha observador
• Registrar valoración periódica
• Modificar valoración periódica
• Eliminar Anotaciones
• Administrar módulo de procesos formativos
• Crear, Modificar y Eliminar información del Comportamiento
• Crear, Modificar Sanciones
• Eliminar inasistencias
• Registrar anotaciones
• Modificar anotaciones
• Registrar Eventos de Ficha Observador
• Modificar eventos de ficha observador
• Registrar valoración periódica
• Modificar valoración periódica
• Eliminar Anotaciones
• Administrar módulo de procesos formativos
• Crear, Modificar y Eliminar información del Comportamiento
• Crear, Modificar Sanciones
8. Otros permisos
• Crear tipos de actividades complementarias
• Gestión de Actas
• Gestión del proceso de Autoevaluación Institucional
• Gestión de Actas
• Gestión del proceso de Autoevaluación Institucional
Observa en este video cómo se asignan y quitas los permisos
Los permisos no solo son asignables, también se le pueden quitar al usuario asignado. En el siguiente vídeo te ilustramos como se realiza esta operación en la plataforma SINAI.
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