Sistema de Información Administrativa y Financiera
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Características de este nuevo producto
SINAF (Sistema de Información Administrativa y Financiera) un software que responde a la necesidad que tienen los rectores y directores rurales en relación a la administración del Fondo de Servicios Educativos, SIEMPRE.NET S.A.S está desarrollado SINAF a través del cual se garantiza la optimización en los procesos de apoyo financiero y contable en el establecimiento educativo.
Introducción
La gestión de las instituciones educativas se agrupa en 4 grandes áreas bien conocidas en el sector y definidas por el Ministerio de Educación Nacional en la Guía 34, las cuales son:
En esta última área de gestión se enfoca SINAF, especialmente en lo relativo a la gestión financiera, es decir la administración del presupuesto y la rendición de cuentas de las instituciones educativas tanto para la comunidad educativa como para entidades de control y entidades territoriales.
Por otro lado, la Guía No. 8 (Guía para la Administración de los Recursos del Sector Educativo), del Ministerio de Educación Nacional y el documento “PAPEL DE LAS SECRETARIAS DE EDUCACION DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS FRENTE A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS” brindan orientaciones o directrices sobre la forma como debe funcionar la administración de los recursos del sector educativo, con fundamento en las normas aplicables para este asunto.
El presente artículo pretende mostrar cómo SINAF, busca dar solución eficiente y eficaz a la necesidad de las instituciones educativas de tener un control de la gestión de los recursos financieros, dando cumplimiento a los procesos definidos en la ley.
SIEMPRE.NET
Sistema de Información Administrativa y Financiera
¿Qué es SINAF?
¿Cómo está estructurado?
Formulación y aprobación del presupuesto
Ajustes al presupuesto
1. Adiciones. Cuando se reciben más recursos de los esperados de determinada fuente de recursos. Se aplica el incremento en los rubros correspondientes del ingreso y su correspondiente destinación en el gasto o egreso.
2. Reducciones. Cuando se ven disminuidos los recursos esperados de determinadas fuentes, se aplica una disminución en los rubros del ingreso y del gasto.
3. Traslados. Cuando se identifica una deficiente asignación de recursos para una destinación determinada y un margen disponible en otro rubro, se puede aplicar un traslado, afectando en este caso solo rubros del egreso y permitiendo aplicar mas recursos a determinado rubro.
Para garantizar la integridad de la información y evitar que se “descuadre” el presupuesto, los ajustes solo se pueden realizar sobre un presupuesto aprobado, de tal forma que este ya no sea modificable en sus valores iniciales. Con excepción de esta restricción, los ajustes se pueden realizar sobre el presupuesto en cualquier momento de la ejecución.
Ejecución
La ejecución del presupuesto constituye la parte más importante de la operación de la plataforma SINAF, en esta fase se realizan los siguientes procesos en la plataforma:
1. Se tramita la Disponibilidad Presupuestal (CDP)
2. Se tramita el Registro o Compromiso Presupuestal (RP)
3. Se registran los comprobantes de egresos correspondientes a los pagos realizados.
La siguiente ilustración muestra los pasos generales de la ejecución de egresos. En cada paso de este proceso se pueden hacer registros o adjuntar documentos como estudios previos, cotizaciones, contratos, facturas, etc.
Una característica muy importante del proceso de ejecución es que permite el registro de la información segmentada por fondos, fuente de recursos y centros de costos, lo cual posibilita la exportación de información para distintos fines, tal como se verá en los reportes.
El registro de los comprobantes de egresos permite registrar impuestos y retenciones y contabilizar el comprobante de forma automática.
Reportes
Existen tres tipos de informes o reportes en SINAF, los reportes que denominamos transaccionales que se exportan para cada registro que se realiza en la plataforma, por ejemplo, un comprobante de egresos, los reportes gerenciales, que muestran información detallada o consolidada de un proceso determinado y los reportes gráficos que muestran resúmenes de información de forma gráfica en pantalla.
1. Presupuesto Inicial
Este informe muestra la lista de los rubros de ingresos y egresos de un presupuesto con su valor inicial presupuestado.
2. Ajustes al Presupuesto
El listado de los ajustes (adiciones, reducciones, traslados) realizados en el presupuesto posterior a su aprobación definitiva y el comprobante de ajustes correspondiente.
3. Presupuesto Definitivo.
Un resumen del presupuesto que incluye por cada rubro, el valor inicial, las adiciones, las reducciones y los traslados créditos y contra créditos para calcular el presupuesto final o definitivo Este informe no incluye los valores realizados en la ejecución presupuestal.
4. Disponibilidades
El registro presupuestal o compromiso individual y la lista de compromisos emitidos sobre un presupuesto determinado.
5. Compromisos
El registro presupuestal o compromiso individual y la lista de compromisos emitidos sobre un presupuesto determinado.
6. Comprobantes
a. Comprobante de ingresos. b. Comprobante de egresos
7. Ejecución presupuestal de ingresos
Muestra la ejecución del presupuesto de ingresos incluyendo los recaudos efectivamente realizados. Incluye el porcentaje de recaudo y el saldo de ingresos por recaudar por cada rubro del presupuesto de ingresos.
8. Ejecución presupuestal de egresos
Muestra la ejecución del presupuesto de egresos incluyendo los ajustes (adiciones, reducciones y traslados) y las disponibilidades, compromisos y pagos realizados. Incluye los saldos disponibles y valores reservados para cada rubro del presupuesto de egresos.
Características Generales
SINAF
01 Disponible desde cualquier lugar.
Sin instalaciones locales acceda por internet tanto para el registro de información como para la consulta de esta y exportación de informes.
02 Registro gratis y periodo de prueba.
Regístrese gratis e inicie su periodo de pruebas. Pague solo cuando haya conocido los beneficios de SINAF.
03 Disponible en minutos.
Realice su propia instalación en minutos. Solicite la ayuda de un asesor si lo requiere para facilitar o agilizar el proceso de instalación.
04 Importación de planes de cuentas.
SINAF crea un plan de cuentas presupuestal y un plan de cuentas contable de forma automática con la instalación, pero usted puede descargarlo, editarlo en Excel y volver a cargarlo ajustado a sus propias necesidades o simplemente editarlo en la misma plataforma.
05 Planes
Sinaf incluye tres usuarios por defecto, uno para el rector, uno para el tesorero y otro para el contador. Si requiere mas usuarios pague solo por usuarios activos adicionales un valor mínimo.
06 Control de acceso.
Defina roles y permisos para los distintos usuarios, tenga el control completo de las funciones que puede realizar cada usuario en la plataforma.
07 Auditoría
Registro completo de las acciones realizadas por los usuarios para tener trazabilidad de las operaciones realizadas.
08 Documentos adjuntos
Guarde evidencias de los procesos adjuntando archivos. La mayoría de los procesos de la plataforma permiten vincular archivos que sirven como soporte o evidencia del proceso correspondiente, por ejemplo: adjuntar el contrato al momento de registrar el compromiso presupuestal o adjuntar el acuerdo del concejo directivo que aprobó un ajuste del presupuesto.
Nuestro equipo
Te presentamos el personal del Equipo De Innovación y Desarrollo que está atendiendo este proyecto
Gerente y Especialista en Análisis, diseño y programación.
Director de Innovación y Desarrollo
Programador y Líder del Proyecto SINAF
Programador y apoyo al Proyecto SINAF
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