Sistema de Información Administrativa y Financiera

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Características de este nuevo producto

SINAF (Sistema de Información Administrativa y Financiera) un software que responde a la necesidad que tienen los rectores y directores rurales en relación a la administración del Fondo de Servicios Educativos, SIEMPRE.NET S.A.S está desarrollado SINAF a través del cual se garantiza la optimización en los procesos de apoyo financiero y contable en el establecimiento educativo.

Introducción

La gestión de las instituciones educativas se agrupa en 4 grandes áreas bien conocidas en el sector y definidas por el Ministerio de Educación Nacional en la Guía 34, las cuales son:

Gestión Directiva

Encargada principalmente de los aspectos estratégicos y de gestionar el horizonte institucional, así como las relaciones con otras instituciones del orden territorial y nacional.

Gestión Pedagógica y Académica

Encargada de aspectos relativos directamente de la formación de los estudiantes, definición de aspectos metodológicos, es la tarea misional de la institución institucional.

Gestión de la Comunidad

Gestiona las relaciones con el entorno comunitario de la institución educativa, los proyectos transversales y la convivencia, entre otros aspectos.

Gestión Administrativa y Financiera

Brinda soporte administrativo a los procesos directivos, pedagógicos y comunitarios y se encarga especialmente de la gestión y ejecución de los recursos.

En esta última área de gestión se enfoca SINAF, especialmente en lo relativo a la gestión financiera, es decir la administración del presupuesto y la rendición de cuentas de las instituciones educativas tanto para la comunidad educativa como para entidades de control y entidades territoriales.

Por otro lado, la Guía No. 8 (Guía para la Administración de los Recursos del Sector Educativo), del Ministerio de Educación Nacional y el documento “PAPEL DE LAS SECRETARIAS DE EDUCACION DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS FRENTE A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS” brindan orientaciones o directrices sobre la forma como debe funcionar la administración de los recursos del sector educativo, con fundamento en las normas aplicables para este asunto.

El presente artículo pretende mostrar cómo SINAF, busca dar solución eficiente y eficaz a la necesidad de las instituciones educativas de tener un control de la gestión de los recursos financieros, dando cumplimiento a los procesos definidos en la ley.

SIEMPRE.NET

Sistema de Información Administrativa y Financiera

¿Qué es SINAF?

SINAF (Sistema de Información Administrativa y Financiera) es una plataforma WEB para la administración del presupuesto de las instituciones públicas, en concordancia con los principios generales de presupuesto y la normatividad vigente.

¿Cómo está estructurado?

SINAF está diseñado para desarrollar el ciclo de vida del presupuesto en fases que incluyen desde la preparación, formulación y aprobación del presupuesto, pasando por operaciones de ajustes como adiciones, traslados o reducciones y la fase de ejecución presupuestal de ingresos y gastos, finalizando con el cierre del presupuesto.

Formulación y aprobación del presupuesto

En esta fase se define el presupuesto, especificando los rubros de ingresos y gastos y los valores iniciales estimados para cada uno. Cada rubro se puede parametrizar con la cuenta contable correspondiente para que en la fase de ejecución se pueda automatizar la contabilización de los ingresos y egresos. La fase de formulación termina con la aprobación del presupuesto, es decir cambiando el estado de este de borrador a aprobado. La aprobación del presupuesto valida que este esté debidamente equilibrado, es decir que los ingresos y los gastos sean iguales. El presupuesto se puede crear segmentado por fondos, es decir que para instituciones educativas que tienen centros asociados se puede hacer un manejo de datos separados para facilitar la consulta de la información detallada para cada caso.

Ajustes al presupuesto

Los ajustes permiten aplicar cambios al presupuesto inicial de acuerdo con la realidad de la entidad a medida que esta avanza en la vigencia correspondiente. SINAF le permite registrar tres tipos de ajustes:

1. Adiciones. Cuando se reciben más recursos de los esperados de determinada fuente de recursos. Se aplica el incremento en los rubros correspondientes del ingreso y su correspondiente destinación en el gasto o egreso.

2. Reducciones. Cuando se ven disminuidos los recursos esperados de determinadas fuentes, se aplica una disminución en los rubros del ingreso y del gasto.

3. Traslados. Cuando se identifica una deficiente asignación de recursos para una destinación determinada y un margen disponible en otro rubro, se puede aplicar un traslado, afectando en este caso solo rubros del egreso y permitiendo aplicar mas recursos a determinado rubro.

El registro de los comprobantes de egresos permite registrar impuestos y retenciones y contabilizar el comprobante de forma automática.

Para garantizar la integridad de la información y evitar que se “descuadre” el presupuesto, los ajustes solo se pueden realizar sobre un presupuesto aprobado, de tal forma que este ya no sea modificable en sus valores iniciales. Con excepción de esta restricción, los ajustes se pueden realizar sobre el presupuesto en cualquier momento de la ejecución.

Ejecución

La ejecución del presupuesto constituye la parte más importante de la operación de la plataforma SINAF, en esta fase se realizan los siguientes procesos en la plataforma:

1. Ejecución De Ingresos:

Se registran los comprobantes de ingresos correspondientes para materializar el recaudo de los recursos proyectados en cada rubro y alimentar la contabilidad de los recursos.

2. Ejecución De Egresos.

En la ejecución de egresos se realizan las siguientes actividades.

1. Se tramita la Disponibilidad Presupuestal (CDP)
2. Se tramita el Registro o Compromiso Presupuestal (RP)
3. Se registran los comprobantes de egresos correspondientes a los pagos realizados.

La siguiente ilustración muestra los pasos generales de la ejecución de egresos. En cada paso de este proceso se pueden hacer registros o adjuntar documentos como estudios previos, cotizaciones, contratos, facturas, etc.

Una característica muy importante del proceso de ejecución es que permite el registro de la información segmentada por fondos, fuente de recursos y centros de costos, lo cual posibilita la exportación de información para distintos fines, tal como se verá en los reportes.

El registro de los comprobantes de egresos permite registrar impuestos y retenciones y contabilizar el comprobante de forma automática.

Reportes

Existen tres tipos de informes o reportes en SINAF, los reportes que denominamos transaccionales que se exportan para cada registro que se realiza en la plataforma, por ejemplo, un comprobante de egresos, los reportes gerenciales, que muestran información detallada o consolidada de un proceso determinado y los reportes gráficos que muestran resúmenes de información de forma gráfica en pantalla.

1. Presupuesto Inicial

Este informe muestra la lista de los rubros de ingresos y egresos de un presupuesto con su valor inicial presupuestado.

2. Ajustes al Presupuesto

El listado de los ajustes (adiciones, reducciones, traslados) realizados en el presupuesto posterior a su aprobación definitiva y el comprobante de ajustes correspondiente.

3. Presupuesto Definitivo.

Un resumen del presupuesto que incluye por cada rubro, el valor inicial, las adiciones, las reducciones y los traslados créditos y contra créditos para calcular el presupuesto final o definitivo Este informe no incluye los valores realizados en la ejecución presupuestal.

4. Disponibilidades

El registro presupuestal o compromiso individual y la lista de compromisos emitidos sobre un presupuesto determinado.

5. Compromisos

El registro presupuestal o compromiso individual y la lista de compromisos emitidos sobre un presupuesto determinado.

6. Comprobantes

a. Comprobante de ingresos. b. Comprobante de egresos

7. Ejecución presupuestal de ingresos

Muestra la ejecución del presupuesto de ingresos incluyendo los recaudos efectivamente realizados. Incluye el porcentaje de recaudo y el saldo de ingresos por recaudar por cada rubro del presupuesto de ingresos.

8. Ejecución presupuestal de egresos

Muestra la ejecución del presupuesto de egresos incluyendo los ajustes (adiciones, reducciones y traslados) y las disponibilidades, compromisos y pagos realizados. Incluye los saldos disponibles y valores reservados para cada rubro del presupuesto de egresos.

Características Generales

SINAF

01 Disponible desde cualquier lugar.

Sin instalaciones locales acceda por internet tanto para el registro de información como para la consulta de esta y exportación de informes.

02 Registro gratis y periodo de prueba.

Regístrese gratis e inicie su periodo de pruebas. Pague solo cuando haya conocido los beneficios de SINAF.

03 Disponible en minutos.

Realice su propia instalación en minutos. Solicite la ayuda de un asesor si lo requiere para facilitar o agilizar el proceso de instalación.

04 Importación de planes de cuentas.

SINAF crea un plan de cuentas presupuestal y un plan de cuentas contable de forma automática con la instalación, pero usted puede descargarlo, editarlo en Excel y volver a cargarlo ajustado a sus propias necesidades o simplemente editarlo en la misma plataforma.

05 Planes

Sinaf incluye tres usuarios por defecto, uno para el rector, uno para el tesorero y otro para el contador. Si requiere mas usuarios pague solo por usuarios activos adicionales un valor mínimo.

06 Control de acceso.

Defina roles y permisos para los distintos usuarios, tenga el control completo de las funciones que puede realizar cada usuario en la plataforma.

07 Auditoría

Registro completo de las acciones realizadas por los usuarios para tener trazabilidad de las operaciones realizadas.

08 Documentos adjuntos

Guarde evidencias de los procesos adjuntando archivos. La mayoría de los procesos de la plataforma permiten vincular archivos que sirven como soporte o evidencia del proceso correspondiente, por ejemplo: adjuntar el contrato al momento de registrar el compromiso presupuestal o adjuntar el acuerdo del concejo directivo que aprobó un ajuste del presupuesto.

Nuestro equipo

Te presentamos el personal del Equipo De Innovación y Desarrollo que está atendiendo este proyecto

Eduin Peñata Gerente

Gerente y Especialista en Análisis, diseño y programación.

Deimer Núñez Director

Director de Innovación y Desarrollo

Alex Dario Cardales Programador

Programador y Líder del Proyecto SINAF

Andrés Falco Programador

Programador y apoyo al Proyecto SINAF

Requieres más información?

Queremos brindarte toda la información que requieras de SINAF. Estamos atento a tu mensaje.