La ficha observador también llamada la hoja de vida del estudiante es un conjunto de componentes que permite recolectar información acerca del comportamiento, evaluación formativa y caracterización adicional del estudiante. Es el registro oficial que acompaña el expediente al momento de ser trasladado a otro establecimiento educativo.

En SINAI está diseñado un formato muy completo, configurable por la institución para el registro de toda la información del estudiante; la información básica, la caracterización, la valoración y el registro de seguimientos de los aspectos definidos por la institución.

Resaltamos esta fortaleza, dado que todos los criterios para caracterización del estudiante, así como también los aspectos para valoración, son completamente configurables por la institución, es decir que no están condicionado a usar los que por defecto trae la plataforma, si no que posteriormente la institución puede cambiarlos por los que respondan apropiadamente a su necesidad.