Prepara las actas de tus reuniones

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¿Cómo estás preparando las actas de tus reuniones? Preparar el trabajo siempre
requiere de personas disciplinadas, sobre todo cuando se desea generar
confianza en el trabajo y ganar unos puntos extras con el jefe o en el mejor de los
casos nosotros mismos.
Recuerdo que siempre que me tocaba preparar reuniones, me daba algo de
tensión, porque quería que todo estuviera lo mejor organizado posible. Eso
hablaría de mi responsabilidad, pero sobre todo de mi profesionalismo al momento
de cumplir con mis responsabilidades. Realmente era muy angustiante no tener
todo al día.
Para evitarme el estrés decidí crear algunos formatos que podría utilizar para las
reuniones, así, siempre sería más fácil preparar una nueva reunión, bastaría con
actualizar los temas a tratar por que lo demás ya estaría listo.
Para ti que deseas preparar bien las actas de reuniones y no dejar cabos sueltos,
te sugiero considerar estos 12 puntos claves que deben ir en el formato de
preparación de reunión.
1. Define el órgano de la reunión
2. El número del acta
3. La fecha de la reunión
4. Horarios de la reunión
5. El objetivo de la reunión
6. Orden del día o puesta al día en objetivos
7. Observaciones
8. Definición del tiempo para cada punto
9. Desarrollo del orden del día
10. Hora de finalización
11. Firma de asistencia
12. Membrete de los documentos

1. ¿Para qué órgano es la reunión?
Antes de preparar el acta de la reunión debes primeramente conocer para
que órgano, comité, empresa, consejo es la reunión. Esa información es
necesaria porque te ayudará a establecer con mayor precisión los puntos a
tratar.
2. El número del acta

Las actas llevan una secuencia, el cual indica el número de reuniones
realizadas con los diferentes grupos. Este número va casi siempre en la
parte superior de la hoja. En el formato podrás observar con mayor claridad.
3. La fecha de la reunión
Sin la fecha no hay historia ni evidencia. Nunca olvides poner la fecha en
tus acatas de reuniones, es indispensable, así podrás eventualmente
revisar y recordar con mayor precisión los eventos. Definitivamente no
olvides poner la fecha.
4. Duración de la reunión
Otro aspecto importantísimo, es el tiempo definido para la reunión, por eso
siempre debes marcar el acta con la hora de inicio y la hora de terminación.
Si ya has estado en reuniones te has dado cuenta que algunos al hablar se
olvidan que el tiempo corre, así que una reunión que se había programado
para una hora bien podría alargarse a dos horas y tomar más del tiempo
establecido. Esto no debe pasar, el tiempo de las reuniones debe ser
respetado, ya que denota desorganización y para algunos asistentes
termina siendo molesto el mal uso de su tiempo. Así que siempre se debe
vigilar que el tiempo establecido se cumpla.
5. El objetivo de la reunión
En toda reunión siempre hay un objetivo principal, es decir lo que motivó a
reunir al personal, aunque se pueden debatir varios puntos, incluso varios
objetivos, siempre hay un objetivo que es el principal con el cual se
direccionará la reunión, este debe quedar muy visible en el acta de reunión.
Es bueno que se marque el objetivo principal con claridad al iniciar la
reunión, para que todos los asistentes no salgan del contexto principal del
asunto, si no se marca este objetivo, es posible que en una reunión en la se
iba debatir la tala del árbol de la esquina, se termine hablando de los
deliciosos panes que vende el señor de la tienda. Así que a marcar siempre
el objetivo.
6. Orden del día
Toda reunión tiene un orden del día, el cuál hace referencia a la serie de
temas que han de tratarse durante el desarrollo de la reunión. Estos puntos
deben ser enumerados, y dependiendo del tiempo que se disponga para la

reunión así también tendrá un tiempo establecido para cada uno. Debe
tener un responsable asignado, quien se encargará de exponer el punto
para su desarrollo. Se recomienda que las reuniones no tengan tantos
temas a tratar, solo lo necesario y siempre manteniendo el objetivo de la
reunión presente para que los participantes no se salgan de contexto.
Ejemplo de orden del día o puesta al día en objetivos:
1) Oración
2) Verificación del cuórum
3) Presentación del orden del día
4) Presentación de los participantes
5) Exposición de imágenes de terrenos para la compra
6) Selección de terreno para la compra
7) Generación de ideas
8) Aclaración de dudas
9) Informe

Los temas para el orden del día o puesta al día en objetivos cómo también se le
llama, dependerá siempre del objetivo a desarrollar.

7. Observaciones
No está demás dejar en tu acta un espacio para observaciones generales, ya que
pueden presentarse imprevistos y es bueno que queden escritas como parte del
historial del evento.
Por ejemplo, la reunión se programó para las 03:00 pm. pero llovió, los asistentes
no llegaron puntuales ni todos, esto creo debe ponerse en las observaciones del
acta.

8. Tiempo definido para cada punto
Imagínate que el tiempo de la reunión es de una hora, y que solo el primer
punto se gaste 20 minutos; terrible, ¿verdad? Por eso es muy importante
que definas que tiempo tiene cada punto para su desarrollo, así cada
participante sabrá que tiene un tiempo limite que manejar.
9. Desarrollo del orden del día

En tu formato es necesario que prepares un espacio que te permita hacer el
registro de los puntos más relevante de lo conversado, los puntos
acordados y los pendientes a tratar, así tendrás un historial con mayor
claridad de todo lo conversado.
10. Hora de finalización
Siempre al final del acta debes poner la hora de terminación de la reunión,
por ejemplo: Siendo las 04:00:00 p. m. se dio por terminada la reunión y
para constancia firman los asistentes.

11. Firma de asistencia
Siempre debes contar con un formato extra para el registro de asistencia de
los participantes, así habrá evidencias de quien asistió y quién no.
Descárgalo aquí
12. Membrete de los documentos
Siempre es importante que los documentos que uses para las actas tengan el
membrete de la empresa en el encabezado de la hoja, así también en el pie de
página; esto hará notar que la información consignada es oficialmente de la
organización.
Ejemplo de membrete encabezado

Ejemplo de pie de página

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