Organizar siempre requiere de personas creativas y disciplinadas, sobre todo cuando se trata del manejo de altos volúmenes archivos, para esta necesidad es importante contar con un repositorio virtual que facilite la organización y accesibilidad de la información..
Para formalizar la matrícula de los estudiantes, los establecimientos educativos solicitan a los acudientes, una serie de documentos que darán a conocer la información personal del estudiante y su historial académico, toda esta información es lo que se define como Carpeta Legal del estudiante. Esta carpeta pertenece al estudiante y se le debe entregar al acudiente cuando se termine el vínculo legal con la institución, ya sea por culminación de estudios o por traslados a otra institución.
Dentro de la carpeta legal del estudiante deben estar esta serie de documentos, con los cuales se evidencia la información necesaria del estudiante para formalizar la matrícula en el establecimiento .
Estos documentos validad de forma correcta el parentesco del estudiante con el padre y la madre, además se toma la referencia clara para escribir el nombre del estudiante para la expedición de certificados, constancias y diplomas.
Los certificados de estudios deben solicitarse, debido a que estos evidencian, en qué situación académica se encuentra el estudiante en el último grado cursado, también permite observar si aprobó todas las asignaturas, o si por el contrario está con asignaturas pendientes a recuperar, o en el peor de los casos evidenciar si el el grado fue reprobado. Deben solicitarse los certificados de todos los grados cursados.
Este documento debe ser solicitado al estudiante, especialmente cuando ha sido trasladado en un mismo calendario. Debes solicitar este documento para que puedas evidenciar los avances que el estudiante tuvo en las diferentes asignaturas, en los periodos anteriores que realizó en la institución de la que ha sido trasladado. Recuerda que estas calificaciones deben ser registradas en la plataforma para que puedan ser promediados para la calificación final.
Este formato hace referencia a la Hoja de Vida de los estudiantes o la también llamada Ficha Observador, donde viene el detalle de información de los estudiantes, como: Datos básicos, Información de Caracterización del Estudiante, Información Familiar, Historial de Matricula, Se especifican Características adicionales del estudiante que no se registraron al momento de la matricula, físicas, nivel de desempeño, dificultades de aprendizaje, preferencias, también la valoración periódica de cada uno de los aspectos y criterios definidos por el establecimiento, registro de seguimientos.
Este documento también responde a protección de la salud del estudiante, para que si eventualmente el estudiante se enferma o tiene un accidente en la institución, haya documentación soporte para presentar ante el equipo médico.
El carnet de vacunación es un documento que da constancia de la aplicación de vacunas que ha tenido el estudiante. Es mas por prevención de enfermedades y para que si eventualmente el estudiante se enferma o tiene un accidente en la institución, haya documentación soporte para presentar ante el equipo médico.
Cuando un estudiante se retira de la institución: ya sea porque se gradúa o porque se cambia de establecimiento, se le debe entregar toda la carpeta con la documentación que ha traído (certificados de otros colegios, registro civil, ficha observador, etc.) teniendo presente que el solicitante le firme lo que ha recibido para responder posibles reclamos a futuro.
Se recomienda (no es de obligatorio cumplimiento) que se digitalicen o fotocopien los certificados que el estudiante haya traído de otros establecimientos y también los que cursó en la institución, todo esto con el fin de resolver reclamos o dificultades posteriores.
Otra forma practica para asegurar la información de los estudiante, es a través del uso de repositorios virtuales que tienen algunas plataformas académicas para preservar la documentación legal de estudiantes
Los repositorios digitales son básicamente una herramientas web donde se almacenan archivos y recursos digitales, para que puedan ser consultados a través de internet. En un repositorio digital pueden tener cabida todo tipo de formatos digitales: imágenes, , documentos en PDF y otros formatos, vídeos, animaciones.
El objetivo principal de estos depósitos de documentos digitales, es organizar, almacenar, preservar la información.
¿Sabías que la plataforma SINAI cuanta con un repositorio virtual? pues si, la Plataforma SINAI tiene la posibilidad de cargar todos los documentos de la matrícula de los estudiantes.
Se puede acceder al repositorio virtual para cargar los documentos de los estudiantes a través de los diferentes medios
Cuando registras un nuevo estudiante en SINAI encuentras la opción para subir los documentos escaneados de toda la información.
En el proceso de inscripción virtual, los estudiantes, envían toda la documentación de su solicitud de matrícula, la llega directamente al repositorio en SINAI
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